イベントレポート:10/16 専門講座「楽しくオンライン会議 コツを伝授!」
「Zoom会議を上手く進められない」ことは、原因とコツを知ることでストレスが軽減し、楽しい会議を行うことが可能です。講師に山ノ内凛太郎さんと米元洋次さん(Active Learners共同代表)を迎えて、オンライン時のコミュニケーション力UPと、すぐに使えるノウハウの習得を目指します。
今回は、2回連続講座の2回目をお伝えします。
会議で大事なことは、正解ではなく、そこにいる全員の「納得解」
会議をするときに、すぐに本題に入り、なるべく時間をかけずに結論を出そうとしていませんか。
会議を行うときは、3つの段階を意識して行うことをお勧めします。
(1)交流する
どんな会議でも、まずは【交流して関係性をつくる】ことが大変重要です。知った仲間であっても、改めて交流して気持ちをほぐし気持ちが近くなることは、発言がしやすくなるものです。
アイスブレイクの後に話すことは、「なぜ」「何を大切にするのか」「どんな情報を持っているか」「どれだけの時間をかけられるのか」「最終的にどのような決め方をするのか」という、『決める前の前提』にあたる部分で、ここにいちばん時間をかけることが、誰もが参加したという手応えと、誰もが納得できる素地をつくることになります。
(2)発散する
十分に交流したら、【発散】することが大切です。この段階では、まだ決めるのではなく、「ブレスト」でのアイデア出しで、言い切った、聞き切ったという状態をつくります。参加者が充足感を得るまで、(1)と(2)を行き来して、情報の確認をしていきます。
(3)収束する
人は、(1)と(2)を十分に行うことで、納得感をもって「違いを受け入れ」たり「こだわりを手放す」ことができ、会議は【収束】に向かいます。
(1)が十分にできていないと、結局、(3)の段階で(1)に戻ることになり、かえって時間もかかり会議も混乱してしまいます。
また、「納得感」を持つことができないと、決まったという事実しか残らず、押し付けられた気持ちになり、イメージが持てず、動くこともできないので、活動は広がっていかないのです。
会議で求められることは、正解ではなく「納得解」です。
コンセンサス(合意形成)ゲームで実践
ブレイクアウトルームで2グループに分かれ、発散型会議、収束型会議を体験しました。
お題の情報が足りない部分は自分たちで決めてよいというルールの元、参加者は当初戸惑いながらも意見を出し、どちらのグループも、人の意見を聞くことで触発されてイメージが膨らみ活発な意見交換となりました。
ここでのキーワードは、3つ。
・全員がゴールと時間を意識して進める。
・必要に応じて役割分担を行う(進行、記録、タイムキーパー)。
・出た意見を書く。
会議を実際に体験することで、技術的なことだけでなく、感じたことも自分たちの団体で活かされることでしょう。
Zoomという新しいツールを、恐れずに、楽しみながら大いに活用していただけることを応援します!
参加者の感想
・ミーティングは数知れずやってきている中で、ゴールは変わらないと思っていましたが、オンラインかそうでないかで、ある種別物なのだと思いました。
・交流の重要性をあらためて感じました。日頃会えない分近況報告などしてからスタートしたいと思いました。
・講師からの説明の後実践があったので、会議のポイントを確認しながら行えてよかったです。
・Zoom以外、リアルでも使えるような会議の進め方、勉強になりました。
・対面ではないゆえに、とても気を付けないといけないのだと理解しました。
・色々な体験が出来ました。また、オンライン会議の難しさも実感しました。