新型コロナ対応時の非営利団体の社員総会や理事会の開催について
新型コロナウイルスに関する状況が日々変わっています。NPO法人等からのお問合せが増えており、変更、更新など、最新の情報をご確認ください。
1．社員総会、理事会の開催について
この季節に総会を迎えるNPO法人や団体も多いと思いますが、いずれも総会は、現在の状況下でも、定款に則って開催されなければなりません。
ただし、外出自粛要請などが続く状況ですので、いろいろ工夫の余地はありそうです。
内閣府や東京都、民間からもいろいろな情報が出されています。
以下、参考リンクを貼ってありますので、ご自分の団体の定款を確認しながら、ご覧ください。
内閣府 社員総会、事業報告書、事業の継続について
https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa
東京都 生活文化局（NPO法人ポータルサイト）
NPOについての情報全般（コロナ対応も含む）https://www.seikatubunka.metro.tokyo.lg.jp/houjin/npo_houjin/
《ご質問から》
※委任状と書面評決の違いは？
委任状＝代理人、または総会の議長に評決権を委任する書類。
書面評決＝本人が議案の項目ごとに賛成、反対を明記した書類。
という違いがあります。
したがって、特に今年のように外出自粛を求められているような状況であり、定款に委任状、書面評決どちらも可としてあるならば、総会開催通知には、必ず両方の書面を同封または添付しておきましょう。
※評決の手段の解説
- 書面＝書面を対面または郵送する
- 電磁的方法=簡単に言ってしまうとPCを使い、電子メール、磁気ディスク
など、受け取った側がそれを保管しプリントアウトできるもの、と定義されるようです。したがって「電磁的方法」には、電子メールの他にもPCを通じた他の手段も含まれます。「電子メール」と記載の場合は電子メールのみOKということになります。 - ファクス（ファクシミリ）＝書面にも（電磁的方法にも）当たらない、というのが東京都の判断です。
ファクスの場合、所轄庁により判断が分かれる（例えば、神奈川県ではFAXは書面と認めています）こともあるようですので、ファクスの利用が想定される場合は、現状の定款を確認し、今後定款を変更する場合などには念のため「書面、ファクス、電磁的方法」を併記しておくことをお勧めします。
※総会の開催が難しい
総会は、最低、議長と定款に規定された人数の議事録署名人が出席し、委任状提出者と書面評決者の人数を合わせて定足数を満たしていれば総会は成立となります。
なお、他にも下記の形式での総会も認められています。
◆オンライン会議
上記内閣府のサイトに詳しい規定が載っています。
ちなみに、非営利団体のIT環境整備のために、日本NPOセンターがメーカーからの寄贈を仲介しているサイトがあります。格安の手数料のみで利用できるものが多いので、ご参考までに。
【参考】｢Tech Soup｣（テックスープ） https://www.techsoupjapan.org/
◆みなし総会
改正NPO法（14条の9）で利用が可能になりました。
ある議案について、社員全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、社員総会で可決の決議があったものとみなすことができます。ただし、この場合、全員の賛成意思がないと成立しません。
2.定款変更について
今後、理事会や総会をオンライン会議で実施できるようにする、また表決の手段を変更するなどの場合は、総会で定款の変更をする必要があります。
【参考資料】特定非営利活動促進法
https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=410AC1000000007
【参考資料】NPOWEB
（「認定NPO法人シーズ・市民活動を支える制度をつくる会」さんが作成し、公開しているまとめサイト）
【新型コロナ対応】NPO法人向け支援情報等まとめ
NPO向けの情報を包括的にまとめてくださっています。
